Um die Reisekostenabrechnung zu bearbei­ten, braucht der Benutzer nur einen Web­browser – und sonst nichts! Im Browser sieht das Formular genau so aus wie die gewohnte Papiervorlage und lässt sich auch genau so schnell und einfach ausfüllen. Nur Fehlein­gaben sind nicht mehr möglich.

Wenn im Formular zu wenige Zeilen für Ihre Reisen vorgesehen sind, dann fügen Sie einfach eine hinzu! Das Formular verhält sich dabei genau so dynamisch wie bei der Anzeige bestimmter Felder oder Seiten: Wenn Sie mit dem Auto gefahren sind, finden Sie garantiert kein Eingabefeld für die Kosten Ihres Flugtickets!

Bei vielen Eingaben sollten Sie die freie Auswahl haben, denn wer gibt schon gerne die Bankleitzahl und den Namen der Bank per Hand ein? Zentral hinterlegte Nachschlagelisten  erlauben die Auswahl eines gültigen Wertes - übersichtlich, durchsuchbar und zu jedem Zeitpunkt aktuell!

… und schon berechnet und geprüft!
Eine hohe Datenqualität ist bei FormsForWeb der Standard: So werden direkt nach der Eingabe der gefahrenen Kilometer alle abhängigen Beträge und Summen automatisch berechnet. Außerdem stehen beliebige Prüfungen zur Verfügung – von einer einfachen Formatprüfung bis hin zum Online-Abgleich mit der Geschäftslogik der Fachanwendung.

Ist die Reisekostenabrechnung fertig ausgefüllt, so wird sie zur Prüfung und Freigabe weitergeleitet. Dies kann automatisch erfolgen (z.B. anhand der angegebenen Kostenstelle), oder aber der Empfänger wählt den zuständigen Bearbeiter selbst aus.

Für die Prüfung und Freigabe der Reisekostenabrech­nung wird kein neues Formular benötigt: Der Sachbearbeiter arbeitet mit derselben Ansicht, aufgrund seiner Berechtigungen sind nun jedoch die bisherigen Eingabefelder schreibgeschützt. Felder für Prüfkommentare und die Freigabe der Abrechnung werden stattdessen sichtbar.

Die Listenansicht zeigt eine automatische Übersicht aller Reisekostenabrechungen mit dem aktuellen Bearbeitungsstatus. Komfortable Filter- und Sortierfunktionen ermöglichen das schnelle Auffinden jeder Information.

Auch außerhalb des Browsers stehen die Abrechnungen zur Verfügung: So erzeugt  FormsForWeb unterschiedliche Ausgabe­dokumente (Druck, Graphik, SMS, XML etc.), die Abrechnungen können aber auch an ein Archiv- oder Backend-System übergeben werden.

Direkt aus dem Browser heraus kann der Benutzer eine personalisierte Mail versenden. Diese kann einen Link auf die aktuelle Abrechnung enthalten, um dem Empfänger Einblick in die Abrechnung zu gewähren. Da kein Dateianhang, sondern nur ein Verweis versandt wird, wird außerdem sichergestellt, dass keine veraltete Kopien im Umlauf sind.

Durch die zentrale Datenhaltung lassen sich auf Knopfdruck Auswertungen über alle Reisekosten­abrechnungen eines Unternehmens erstellen. Damit wird das Management auf der Basis aktueller Daten und mit entscheidungsrelevanten Informationen versorgt.