Om de declaratie in te vullen, heeft de gebruiker alleen een WEBbrowser nodig – en anders niets! In de browser ziet het formulier er precies zo uit als het gebruikelijke papieren formulier en kan dus minstens zo snel en eenvoudig ingevuld worden. Alleen kunnen er geen invulfouten worden gemaakt.

Als een formulier te weinig regels heeft voor al uw declaraties, dan volstaat een klik voor extra regels. En de geselecteerde regel gedraagt zich precies zo als de basisregels van het geopende formulier.

Veel velden kunt u natuurlijk zelf invullen, maar waarom zou u elke keer weer uw naam, banknummer, etc. handmatig invullen? Centraal beschikbare datatabellen maken het mogelijk om de juiste data op de juiste plaats, automatisch of door u te kiezen, in te vullen – overzichtelijk, met zoekfuncties en altijd actueel!

… en direct wordt er berekend en gecontroleerd!
Een hoogwaardige datakwaliteit is bij het Lucom Interaction Platform de standaard: Zo worden direct na het ingeven de gereden kilometers vermenigvuldigd met de juiste kilometervergoeding evenals de automatische berekening van het totaalbedrag en eventuele subtotalen. Maar bovendien zijn relevante controles mogelijk – van een eenvoudige formaatcontrole tot een online vergelijking met het bedrijfsreglement betreffende de gebruikte toepassing.

Na het compleet invullen van de declaratie wordt de declaratie direct doorgestuurd voor controle en betalingsvrijgave. Dit kan volgens een vooraf ingegeven automatische route (bijvoorbeeld op basis van de kostenplaats) of de gebruiker adresseert / selecteert zelf de juiste manager / afdeling.

Voor de controle en de vrijgave is geen nieuw formulier of scherm nodig. Deze functionarissen werken met hetzelfde document, maar kunnen ingevulde velden niet meer veranderen. Daarentegen zijn voor hen specifieke opmerkingsvelden en/of goedkeuringsvelden zichtbaar en beschikbaar.

Er wordt automatisch een overzichtslijst gegenereerd met daarop de declaraties die voor de individuele bewerkers relevant zijn, inclusief de status in het proces per declaratie. Een gemakkelijke filter- en sorteerfunctie zorgt ervoor dat u snel de gezochte informatie vindt.

Behalve via de browser kunt u ook op andere manieren over het document beschikken: Zo creëert het Lucom Interaction Platform diverse outputformaten (Print, XML, etc.) en daardoor zijn de declaraties ook gemakkelijk te exporteren naar een backend applicatie of archiefsysteem.

Direct vanuit de browser kan een gebruiker een gepersonaliseerde e-mail versturen. Deze bevat een link naar de ingevulde declaratie om de ontvanger van daaruit direct in het formulier te brengen. Door het formulier niet als bijlage mee te sturen met de e-mail maar te werken met een link bent u er zeker van dat er niet meerdere en verouderde kopieën in omloop worden gebracht.

Door de centrale gegevensafhandeling volstaat een druk op de knop om een totaalbeeld te krijgen van alle declaraties binnen de onderneming / afdelingen. Daarmee verkrijgt het management de juiste informatie om relevante beslissingen te kunnen nemen of genomen beslissingen te kunnen toetsen.